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マネジメント4 的確な報告をしようPREPの話し方

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PREP話法
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的確な報告をしよう PREP(プレップ)の話し方

報告をするときの話し方は相手に伝わっていますか?
的確に、かつ簡潔に相手にわかりやすく話していますか?
今回は、「報告」に対する話し方「PREP話法」について話していきたいと思います。

PREP話法とは

PREP話法

PREP話法とは「Point」「Reason」「Example」「Point」の略になります。
話し方の流れとしては以下になります。

「Point」:要点(言いたいこと)
「Reason」:理由(なぜ言いたかったか)
「Example」:事例(こんなことがあるから、あったから)
「Point」:要点(言いたいこと)

で話す方法になります。
ここでは報告として話していますが、プレゼンテーションなどの場合にもこの方法は活躍します。
また効果的な表など(パレート図など)を一緒に使用すれば、さらに説得力が増します。

メリット・デメリットもありそれは次のようになります。

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・メリット

自分の意見を強く伝える。
簡潔にわかりやすく伝わる

・デメリット

相手の意見をきかない(一方的な意見)
相手が同調する内容ではないと反発を買う
言ったことに対しては自分の責任になる

そのため、物事の「報告」にはうってつけの話し方になります。
他にも自分の意見を突き通したいときや、正しいと思っていることを相手に言い聞かせる時などに使います。
社会人であれば、誰でも「報告」はしなければならないものと思っています。
私としては、そこから拡げていろんな場面で使えるようになってもらいたいと思っています。

相手の意見も尊重して今後の方向をどうするか相談する「提案」の場合の話し方は別にあります。
「提案」の話し方は「DESC話法」がありますが、その回の際に詳しく伝えたいと思います。

自分の意見を簡潔にわかりやすく伝える話し方

以下の本は話し方・相手への伝え方としては非常に役に立ちます。
よければ参考にしてみてください。
伝え方が9割

PREP話法の使い方

ここでは特に報告としてを例にあげます。

・使い方の例(PREPを使わない場合)

例えば営業マンが上司(課長)に報告をしたとします。

PREP話法を使用しない場合

営業マン「課長、XXX商事が怒っております。」
課長「なぜ怒っている?」
営業マン「XXX商事からクレームが出たためだと思います。」
課長「どんなクレームがあった?」
営業マン「我が社の新製品についてクレームがありました。」
課長「具体的にはどのような事が起こった?」
営業マン「新製品の10個中5個に初期不良があったそうです。」
課長「XXX商事は何か言っていなかったか?」
営業マン「課長をすぐに連れて来いと言っていました。」

課長「なぜそれを先に言わない…」

っとなってしまいます。
話の要点を聞き出すのに上司(課長)が、とても労力が必要になってしまいます。
こんな報告では上司(課長)も大変苦労します。
営業マンも悪気はないですが、上司(課長)から「もっとしっかりしろよ!」と言われそうです。

・使い方の例(PREP話法)

PREP話法だと次のようになります。

PREP話法を使用した場合

営業マン「課長、XXX商事が課長にすぐ会いたいと申し出ています。」
営業マン「我が社の新製品においてXXX商事からクレームが出てしまい、それについて課長から話しを聞きたいとの事です。」
営業マン「具体的に言いますと、XXX商事が購入した新製品10個中5個に初期不良が見つかりました。」
営業マン「そのためXXX商事が課長にすぐに会いたいと言っています。」
課長「わかった、すぐにいく。」

ここで今の話し方を砕いて説明します。

「Point」:要点(言いたいこと)
→「課長、XXX商事が課長にすぐ会いたいと申し出ています。」
ここでは「XXX商事が課長にすぐ会いたい」が要点になります。

「Reason」:理由(なぜ言いたかったか)
→「我が社の新製品においてXXX商事からクレームが出てしまい、それについて課長から話しを聞きたいとの事です。」
ここでは「新製品でクレーム」⇨「課長から話しを聞きたい」と理由を話しています。

「Example」:事例(こんなことがあるから、あったから)
→「具体的に言いますと、XXX商事が購入した新製品10個中5個に初期不良が見つかったためです。」
ここでは「クレームの内容:新製品の初期不良」の事例を話しています。

「Point」:要点(言いたいこと)
→「そのためXXX商事が課長にすぐに会いたいと言っています。」
ここではもう一度「XXX商事が課長にすぐ会いたい」という要点を強調しています。

報告一つでその人の印象が全く異なってきます。
確かに話し方として 「自分の意見」 「話したことは自分の責任」 になります。
また、この話し方を普段でもできるようになればビジネスマンとして顧客にも上司にも信用されると思います。
なるべく心がけましょう。

報告時に「Point」「Reason」「Example」「Point」で話し、話す内容に責任を持つ。

報告をする前に

報告をする前に報告する内容をしっかり把握しましょう。
しっかり把握できないと、自分の話す内容に責任が持てずPREP話法もできなくなります。

現状把握
要点整理
(対象がいる場合)相手の心情
(対象がいる場合)相手の求めるもの

「報告内容は責任を持って伝える」という意思を持って、情報を集めれば何も怖くはありません。
事実確認をしっかりしておきましょう。

責任感を持った報告をしようと思えば、嫌な報告でも何も怖くない

以下は相手への伝え方として違った観点から役に立ちます。
よければ参考にしてみてください。

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